こんにちは！
アーバンプランで数少ない事務方担当のイーグルです！
入社してからブログを書くのが2回目になります。
アーバンプランには新しい仲間がどんどん加わり、全員でブログ担当をまわしているため、
頻度がどんどん少なくなるので、嬉しいような、寂しいような・・・。
さて、今回も事務方らしい話題で書かせていただきますね。
私が入社してから、新しいクラウドシステムを次々に導入しております。
経費精算、チャット・WEB会議、電子契約書、名刺発注、勤怠などなど・・・。
そして、現在は電話のクラウドサービスの導入の準備を進めております！
導入するたびに、私が設定・整備を担当しているのですが、一番時間がかかるのが、「マニュアルづくり」です。
ルールと操作手順をまとめるわけですが、見やすいものを作るのが至難の業です・・・。
クラウドサービス側が提供してくださるマニュアルもあるのですが、
自社ルールに合わせて設定するので、そのまま使うことも難しいです。
ですので、ほとんどを一から作成しております。
私がマニュアル作成する際、Power Pointで作成し、それをPDFにしています。
作成の時の流れは、主に3つです。
① 実際の操作画面のスクリーンショットを貼り、文章はなるべく少なめにする
②クリックする部分・入力する部分を色付きの囲いと矢印で目立たせ、「選択」などの文言を記載する
③ 目次は、クリックすればそのページにジャンプするように設定する
①・②は直接お見せすることが難しいので、③の例をお見せしたいと思います。 
下線部の部分に、リンクを設定するだけで、ワンクリックでジャンプできるようにします。
ただ、Power Pointのままだとワンクリックだけでジャンプすることはできないので、
PDF形式に変えてから社員に公開しております。
ワンクリックでジャンプできるようにするだけでも、見る人が無駄にスクロールしなくて済みます。
作成・公開後も、定期的に見直し、見にくい部分は改善するようにしております。
また、マニュアルは動画の方が見やすいとの声もあるので、
今後はこちらも検討していきたいと思います。
オフィスでは、このような目立たない内面の整備も必要になります。
縁の下の力持ちとして、今後も前線で活躍するスタッフをサポートしたいと思います。
それでは今回はこの辺で～！
ありがとうございました！
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