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業界に精通したプロが解説!オフィス移転でやることチェックリスト17!

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業界に精通したプロが解説!オフィス移転でやることチェックリスト17!
オフィス移転は会社にとって、一大イベントです。このプロジェクトを成功させる事で、会社の成長速度を加速させるポイントになります。

ですが、急に「移転プロジェクト頼んだぞ!」と言われても、さて、何から手を付けていけばいいのやら…。

今回は、時系列に沿ってオフィス移転の全体的な流れをご案内いたします。

あくまで、一般的なスケジュールとなりますので、規模やビル仕様等で必要期間は変わってきますが、ぜひ参考にしてみてくださいね。



移転プロジェクト始動から物件選定まで

  準備の内容
1. 移転目的の明確化
2. 大まかな移転計画の作成
3. 現オフィスの解約予告期間の確認、解約予告
4. 原状回復工事の内容確認
5. 物件選定


1. 移転目的の明確化

まずは現状のオフィスの状況を確認します。什器・設備・収納量(ファイルメーター)・各個室の個数や面積の把握。

そして、業務内容や組織体制の確認、オフィスの利用状況の調査などを行うことで、現状オフィスの課題や問題点を明らかにします。


☑ポイント

ご移転は社員の働き方を見直す、またとないチャンスです。什器を新品に変える事や、デザイン性の高い内装にすることにフォーカスしてしまうのはもったいない!

企業のブランディングや人事採用、社員の意識向上など、オフィスを変えることで解決できる経営上の課題を見ていくことも大事なポイントになります。

会社の課題は十人十色。オフィス移転によって解決できることがたくさんあります!



2. 大まかな移転計画の作成

このあたりから、PM(プロジェクトマネージメント)が必要となってくるため、専門業者に任せる企業様が増えてきます。


☑ポイント

兎にも角にも、マスタースケジュール、つまりプロジェクトの開始から完了までを見通した基本計画の作成が大事!

このマスタースケジュールを基に、プロジェクトメンバーはもとより、ビル管理会社や施工業者など移転に関わる全員がスケジュールを認識します。

移転プロジェクト全体にかかる期間は通常6カ月程度となりますが、工事や設備内容によって前後します。急ぎの場合や通常業務が忙しい中で移転プロジェクトを行う際には、オフィス移転をワンストップで任せられるサービスを利用するとスムーズです。



3. 現オフィスの解約予告期間の確認、解約予告

通常は6カ月前にビルオーナーまたは管理会社に解約通知を出して、契約解除の意思表示を行う必要があります。

ですが、ビルオーナーや管理会社によって期間が異なる場合があるので、あらかじめ期間の確認を行います。


4. 原状回復工事の内容確認

オフィスを退去する際には、オフィスを入居時の状態に戻す「原状回復工事」を行う必要があることがほとんどです。

どこまで回復しなければならないのか、また工事業者の指定があるかを契約書で、またはビルオーナーや管理会社に確認します。


5. 物件選定

移転目的に照らし合わせて、物件条件を決めて行きます。主要な条件としては、まず立地エリア、オフィス面積、賃料などのコストになります。

この中でも判断が難しいのがオフィス面積。「1人あたり○○坪」という算出方法もありますが、それは固定席に座って一日中仕事をするという従来のワーキングスタイルに沿ったものです。

現在は働き方が多様化しており、「オフィスに来て何をしたいのか」から組み立てる必要があり、それは各社異なります。そのため、物件選定の段階でデザイン会社に相談することをお勧めします。


■関連サービス

アーバンプランはオフィスの物件探しからデザイン、施工、移転までワンストップで対応しています。

これまで培ってきたオフィス環境のノウハウをもとに、最適なオフィス面積を算出して、貴社に適したオフィスのスタイルを無料でご提供させていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。

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オフィス移転の6カ月前にやること

  準備の内容
6.  新オフィスのレイアウト・デザイン
7. 業者の選定、移転費用の概算見積
8. OA・通信機器の計画


6. 新オフィスのレイアウト・デザイン

さて、いよいよ設計(レイアウト作成)です。

「こんな働き方ができるオフィスにしたい」「コミュニケーションが生まれるオフィス」などなど、活発な議論を繰り返した事が設計図となって提出されます。


7. 業者の選定、移転費用の概算見積

決定したレイアウト要項を基に、詳細の見積もりに入っていきます。


☑ポイント

設計事務所が手配できる工事とビル指定の業者でしか施工できない項目があります。
両社の金額が出そろわないと総計がでないので注意!!

オフィス移転に関わる業者数は多く、設計事務所、間仕切、内装、電話通信、電気工事、運送、OA機器、家具メーカーなど、その調整作業は膨大なものとなり、コストマネージメントも重要な作業の一つとなります。



8. OA・通信機器の計画

この時点で忘れてはならないのが、電話回線やインターネット回線などの移転手続き、そして新しいオフィスで使用するOA機器の手配になります。

開通が引越し日ギリギリにならないように、余裕をもって手配をしましょう。


オフィス移転の3カ月前にやること

  準備の内容
9. 実施スケジュールの確定
10. 最終予算確認・工事開始


9. 実施スケジュールの確定

各専門業者に依頼を行ったら、移転の実施スケジュールを細かく見ていき、詳細を決定します。


10. 最終予算確認・工事開始

この時点で最終予算を確認して、各種工事の手配が始まります。通常品であれば、30日~45日で制作可能ですが、空調設備などの特殊設備は納期が長いので注意が必要です。

さらに、海外製の家具は6カ月かかることも!

工事開始後にも、工事の工程や現場を確認することが大切です。実際に施工してから見えてくることもあるので、密な連絡を取ることが重要になります。


オフィス移転の2カ月前にやること

  準備の内容
11. 取引先へのご挨拶
12. 社内での移転説明会
13. 社内書類・名刺等の住所変更準備
14. 現オフィスの原状回復工事依頼


11. 取引先へのご挨拶

取引先の請求書や契約書等などの情報を変更するのために時間を要する場合もありますので、早めに移転の挨拶状を送ることが望ましいでしょう。


12. 社内での移転説明会

引越しが近づいてきたら、社員に向けて移転説明会を行います。


☑ポイント


この移転作業は全社員の協力が必須です!
しっかり、マニュアル化された資料を基に説明をしましょう。(アーバンプランにお任せいただく場合は、代理でお話します。)



13. 社内書類・名刺等の住所変更準備

ウェブサイトや名刺、封筒、各種パンフレット、契約書や請求書などの各種書類、印鑑など住所変更する必要のあるものは多くあります。
変更漏れがないようにリストアップして確認しましょう。


14. 現オフィスの原状回復工事依頼

確認した内容に基づいて、専門業者に現オフィスの原状回復工事の依頼を行います。


オフィス移転当日~1カ月後までにやること

  準備の内容
15. 引越し
16. 旧オフィスの原状回復工事
17. 公的機関への必要書類の提出


15. 引越し

移転当日には旧オフィスと新オフィスの搬出搬入のタイミングにできるだけ立ち合い、スムーズに引越し作業が進むようにします。

搬入した荷物はすぐに担当者が開梱して、内容が合っているか、また破損などがないかを確認します。


16. 旧オフィスの原状回復工事

引越しが完了したら、次は旧オフィスの原状回復工事が始まります。

工程スケジュールに沿って進んでいるか、発注通りに施工されているかをチェックしましょう。


17. 公的機関への必要書類の提出

移転が完了したら、関係省庁への届け出を行います。チェックリストなどを確認しながら漏れや遅延がないようにしましょう。


■関連資料

関係省庁への届け出について、無料ダウンロード資料の「オフィス移転のためのチェックリスト」で確認できます。ぜひご活用ください。

>>「オフィス移転のためのチェックリスト」無料ダウンロード


まとめ

これまで見てきたように、オフィス移転は企業にとって一大イベントとなります。タスクが多岐にわたり、通常業務に加えて行う必要があるため、事前の準備と社内での協力がカギとなります。

今回のチェックリストを参考に、円滑で満足のいくオフィス移転をしていただけたらと思います。

アーバンプランはオフィスの物件探しからデザイン、施工、移転までワンストップで対応しています。アーバンプランがお客様に代わってプロジェクトをワンストップで運営することで、煩わしい業者間調整をスムーズに行えるだけでなく、培ったノウハウで無駄な作業を省いたコストパフォーマンスをご提供いたします。ぜひお気軽にご相談ください。

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