【続】オフィスの電話｜オフィスデザインブログ

2026/09/08

こんにちは、アーバンプラン事務方担当のイーグルです！
1年前にブログを書かせていただき、あっという間に月日が経ちました^^;
その時のブログがこちらです。

クラウドフォンを導入して1年経過しましたので、
今回は、利用状況を簡単にご紹介したいと思います！

クラウドフォンで便利になった点

以前より多くのスタッフが外線を取れるようになった

アーバンプランでは、電話応対の担当者は決まっておらず、
全員で対応するルールになっております。
固定電話のみの時は、設置されている席のスタッフしか、
代表電話に掛かってきた外線を取ることができませんでした。
一方、クラウドフォン導入後は、電波・通信状況が悪くなければどこにいても応答できるため、
より多くのスタッフが取れるようになっております。

内線で簡単に社内のスタッフに掛けられるようになった

クラウドフォンの導入により、1人1つずつ内線番号が割り当てられ、
電話帳も分かりやすいため、すぐに掛けたい相手に直接掛けることができ、
内線での取り次ぎは発生しなくなりました。

管理ページで設定や分析が簡単

アーバンプランが利用しているクラウドフォンサービスは、機能が非常に充実しており、
グループ、内線番号の変更、留守電、転送などの設定が簡単にできます。
代表電話の着信については、「特定のスタッフだけ先にコールされ、○秒後に他のスタッフもコールされる」といった『段階着信』の設定もあります。
また、誰がどのくらい応答・発信しているかという点も分析機能で簡単に表示でき、
実績を評価に反映することもできております！

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課題点

ログインし忘れ

打合せ等でクラウドフォンをログアウトした後、そのまま再ログインを忘れ、
他のスタッフが掛けたいと思っても繋がらないというケースが時折発生しております。
自動でログインされる仕組みはないので、運用面でカバーする必要がありそうです・・・。

ついつい直接呼びに行ってしまう

例えば、代表電話にBさん宛の外線をAさんが応答したとします。
本来は、Aさんは保留にしてBさんに内線を掛ければ取り次ぎが可能なのですが、
Bさんが事務所在室中の場合、電話をいただいている旨を内線ではなく、
直接伝えに行ってしまう、というのが現在の状況です。
主に課題となっている点はこの2点になります。

今後、本社では現在より広いオフィスへ移転する予定があり、
お互いの顔が見えないケースも発生するため、
まずはクラウドフォンログイン忘れを極力減らせるよう、運用面を工夫した後、
直接呼びに行くスタイルから内線を使うスタイルに変えていきたいと考えております！

簡単ですが、アーバンプランのクラウドフォンの利用状況をご紹介させていただきました！
働き方が多様化している今、皆さまもクラウドフォンの情報収集や導入検討をしてみてはいかがでしょうか？

それでは今回はこの辺で！
ご覧くださり、ありがとうございました。

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