寒い日が続きますが、太陽の光が当たっていると暖かくて、太陽の偉大さを日々感じているタグです。
当たり前のことって、たまにスゴイと気づくことありますよね(笑)
さて、先日アーバンプランでは第4回目となるオンラインセミナーが開催されました！
今回もたくさんの方にご視聴頂きまして、誠にありがとうございました！
「オフィス改革入門！ ～ルールづくり編～」ということで変化する働く環境に対応した社内ルールづくりについて、大阪営業所からお送りいたしました。その様子を少しお届けします！
オフィスの移り変わり、テレワークの普及
デスクの島型配置が主流だった1980年から、だんだんとフリーアドレスを導入される企業様が増えてきて、機能性はもちろん見た目もオシャレなオフィスの需要が高まってきました。そこにコロナウィルスの流行によって、働く場に安全性を求めるように。このような流れの中から、テレワークが急速に普及しました。
ですが、実際に実施してみて、
「社員の働いている様子が見えない」
「ネットワーク環境が整っていない」
「セキュリティ面が不安」
「自宅で仕事に適した家具がない」
など、運用・管理面での難しさを感じた企業様も少なくないと思います。
今回のセミナーでは、こういった不安要素を解決するためのルールづくりについてご紹介いたしました。
こちらのブログでは、その中からいくつかピックアップしたいと思います！
テレワークを成功させるルールづくり①：勤怠管理
各個人の勤務時間を把握して管理できるシステムが必要になります。アーバンプランのお客様の中には、テレワーク開始時・休憩時・終業時に連絡することをルール付けられた企業様もいました。弊社の場合は、翌日の業務内容を前日には報告することで進捗状況の把握ができるようにしていました。細かい管理をすることは大変ですが、仕事を計画的に行う習慣ができて、「仕事の効率が上がった」という声も！
また別のお客様の場合は、フレックス制を導入されて、基準の労働時間の前後1時間の変更を認められていらっしゃいました。朝のうちに少し家事をする時間ができたり、子供の送り迎えができるようになったり、とワークライフバランスが取りやすくなるのは、テレワークの大きなメリットですよね！
テレワークを成功させるルールづくり②：ネットワーク環境・セキュリティの確保
自宅では通信インフラの契約をしていなかったり、使用量に制限があることも多いですよね。福利厚生として、通信費やWiFiの支給ができると良いかもしれません。また、携帯電話の支給や、会社にかかってきた電話を携帯やPCなどで受信できるような設定も必要な場合があります。
最近では主流となってきたウェブ会議システムの導入も不可欠かと思います。アーバンプランでも毎日のようにウェブ会議を行っています。
そしてセキュリティについてですが、会社の情報を自宅に持ち帰ることで、情報が漏洩する可能性はもちろん高まります。基本的なことですが、私用PCを使わない、ウィルス対策ができているPCを使用することはマストになります。アーバンプランのお客様の中には、社員全員に対して、不正なウェブサービスへのアクセスを制御できるパソコンを支給された企業様も。また、「公共のフリーWiFiは使わない」というルールを設けているお客様もいらっしゃいました。
新しいオフィスのカタチ：サテライトオフィス
企業様によっては、セキュリティに配慮してもオフィスの外では情報を公開することができなかったり、自宅でプライバシーに配慮された作業環境を整えることが難しく、テレワークをうまく運用できない場合もあります。
そのようなときにお勧めしたいのが、「サテライトオフィス」です。
サテライトオフィスとは、企業の本社や本拠地から離れた場所に設置させたオフィスになります。
営業所と何が違うのかと思われる方もいらっしゃるかと思いますが、営業所は事業や業務の観点から設置されるのに対して、サテライトオフィスは従業員の働き方に視点を置いています。わざわざ都心部に行かなくても、従業員にとって通勤しやすい場所に作られたオフィスのことです。最近は、少人数が働けるだけのスペースと通信環境が用意された小規模なサテライトオフィスに関心が集まっています。
サテライトオフィスの3つの利点
サテライトオフィス導入の利点としては3つのポイントがあります。
１． 人材の確保
働きやすい環境になって、仕事と育児などの両立も取りやすいので、離職率の低下に。
２． 生産性の向上
通勤時間や移動時間の削減により、業務の効率が上がります。
３． コスト削減
郊外にサテライトオフィスをいくつか設け、都心部の本社の面積を小さくすることで、会社全体として固定費のコストの見直しを図ることができます。また、交通費の削減にもつながります。
サテライトオフィスをうまく運用するには
サテライトオフィスを導入するにあたっては、まず誰が使うのかを明確化させます。一定の地区に住んでいる人、または職種などによって使用できる人を決めておくと、物件の場所も特定しやすくなり、より良い物件に巡り会えます。
また、なぜサテライトオフィスを導入するのか目的もしっかりと決める必要があります。だた家から近いだけでは、慣れている本社へ出勤してしまったり、うまく活用されない可能性が。専門性のあるスペースを設けるなど、自宅に近いブラスαの利用目的が必要になります。
セキュリティに関するルールを設けることも大事になります。少人数のオフィスとなるので、「サテライトオフィスには来客を呼ばない」というルールを設定されている企業様もいらっしゃいます。来客時は本社を利用し、サテライトオフィスはあくまでも社員のためだけという方針によって、セキュリティを守ることに。
さらに、社員間のコミュニケーションを維持する工夫も必要になります。ある企業様はオフィス内の様子を撮影するカメラを設置して、各拠点のモニターで見ることができるようにすることで、いつでも社員同士の働く様子を見ることができるようにされていました。社員同士のコミュニケーションをどこまで必要とするのか、また仕事外でのコミュニケーションをどこまで求めるのかは各会社で異なるので、それぞれの状況に合わせて工夫する必要がありますね。
＞＞サテライトオフィスの事例はこちら
変化する働く環境の中で、働き方のスタイルは多くありますが、どの働き方も適切なルールづくりをすることで、よりうまく運用することが可能になります。各企業様に合わせたルールを見極めて実施していくことが、これからの会社の発展にもつながる重要なことになるのではないかと思います。
アーバンプランでは、それぞれのお客様に寄り添った提案を得意としておりますので、何かオフィス環境でお悩みのことなどがありましたら、ぜひご相談ください！
また次回のセミナーもお楽しみに！
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「名古屋 働き方改革EXPO」出展のお知らせ
テレワーク・オフィス構築・生産性向上など働き方の課題を解決する「名古屋 働き方改革EXPO」に今年もアーバンプランは出展いたします。
これからのオフィスの在り方や新型オフィスをテーマに、
「ICTツール」「オフィスレイアウト」「社内ルール作り」の3つのアレンジをご紹介します。
ウィズコロナだけではない、今後のオフィスを大公開いたします！
徹底したコロナ対策を行って開催されますので、皆様のご来場を心よりお待ち申し上げております！
「第3回 名古屋 働き方改革EXPO」
会期：2021年2月17日（水）～19日（金）10:00～17:00
会場：ポートメッセなごや
【招待券に関するお問合せ先】
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