フリーアドレスオフィス仕様にする企業が増えてきているといわれていますが、フリーアドレスオフィスとはどのようなものなのでしょうか。
フリーアドレスオフィスにすることで得られる効果やデメリット、さらに成功させるためのポイントについて紹介します。
フリーアドレスオフィスとは？
フリーアドレスオフィスとは、社員に固定席を設けずすべて自由席にしたオフィスのことです。
従来のオフィスであれば自分専用のデスクがあり、上司や管理者の目が行き届く場所で仕事をしていましたが、フリーアドレスオフィスはそれとは真逆のオフィス形態です。
社員すべてに固定席を割り当てることはせず、仕事内容や状況に応じて、空席やオープンスペースを利用するなどオフィスを自由に使えることが前提となっています。
日本では、外資系企業やIT企業などを中心としてフリーアドレスオフィスにする企業が増えてきています。
オフィス改革！フリーアドレスのメリット
フリーアドレスオフィスにすることで、どのようなメリットがあるのでしょうか。代表的なものを紹介していきます。
メリット1. コスト削減ができる
不在席を在席者が使うことでデスク費用を減らし、オフィススペースの利用率アップを目的に考案されたのがフリーアドレスです。
使っていないスペースを有効活用できるため、オフィスの省スペース化が図れます。
メリット2. チーム編成が容易になる
固定席がないことでチーム編成が自由に行えることも、フリーアドレスのメリットです。
IT企業では異なる部署との連携が求められることが多いため、フリースペースを容易に使えることで、チーム編成をスピーディーに行うことができます。
IT企業でフリーアドレスオフィスの導入が多いのはこれが理由です。
メリット3. コミュニケーションの活発化
さらなるメリットは、円滑なコミュニケーションが図れることです。
固定のデスクでは決まった社員としか会話しないので、新しいアイデアやインスピレーションは生まれにくいですが、自由席では壁がないのであらゆる人とコミュニケーションをとることが可能です。
新たなコミュニケーションを活性化することができれば、創造性の育成につながるためより多くのアイデアを生み出すことができるのです。
問題も付随…？フリーアドレスのデメリット
オフィスのフリーアドレス化には、メリットだけでなくデメリットも存在しています。どんなものがあるのか見ていきましょう。
デメリット1. 有効活用できない
もっとも大きなデメリットといえば、フリーアドレスを有効活用できずに非効率的になってしまうことです。
営業部など、日頃から外出の多い部署であれば、固定席がなくてもうまく機能するケースが多いでしょう。
しかし、建築業界等フロアプランなどを作ったりする部署であれば、毎回模型を片付けるという面倒な手間が発生することになります。
業務内容によっては、かえってフリーアドレスが非効率になってしまうのです。
デメリット2. 疎外感を感じてしまうことも
社員によっては専用の居場所がないことで疎外感を感じてしまう場合や、中途社員では座りにくいためプレッシャーを感じるなどのデメリットがあげられます。
デスクにお気に入りの写真を飾ったり、PCのカスタムアイテムを置いたり、リラックスグッズを置くといったこともできなくなります。
プライベート感がなくなることで、かえってストレスを感じてしまう社員も出てくるかもしれません。
成功させるポイント
では、どうすればオフィスのフリーアドレス化がうまく機能するのでしょうか。成功させるためのポイントをご紹介します。
ポイント1. フリーアドレスの目的を明確にする
フリーアドレスを導入する際には事前に会社全体でミーティングを行い、目的を明確化しましょう。
どのような理由でレイアウトを変えるのか、その方針に社員が納得できなければフリーアドレスを導入しても意味がないといえます。
逆に言えば、企業方針を明確にして社員の意識改革を行うことができれば、フリーアドレスオフィスで確かな効果を得ることが可能です。
ポイント2. まずはテストしてみる
まずは少人数、一部の部署でテストをしてみるというのも一つの手です。
出社人数を減らし、デスクを固定せず自由に選択できるようにし、数週間様子を見てみましょう。
一つの部署で成功したら、隣の部署、そのまた隣の部署…というように徐々に対象を広げていきます。
そこで多くの社員の賛成が得られれば、オフィスのフリーアドレス化は成功するでしょう。
ポイント3. オフィス移転のプロに相談する
オフィスのフリーアドレス化を考えている会社の中には、オフィスの大規模なレイアウト変更を考えているケースもあるでしょう。
その場合は、オフィス移転の支援を行なっている業者に相談してみることが大切です。
業務内容による必要なデスクの面積や、現在のオフイス使用率の状況を鑑みて、最適なオフィスレイアウトをアドバイスしてくれます。
まとめ：フリーアドレス化を検討しているならアーバンプランへ
その日働く環境を自由に選択できるフリーアドレスオフィスは、社員の満足度やパフォーマンスの向上が期待できるといった反面、かえって非効率になる可能性があるというデメリットがあります。
自社に取り入れたいけれど、うまくいくのか不安だなと考えているなら、アーバンプランにご相談ください。
まずは事例紹介をご覧いただき、気になるものがあればぜひお問い合わせください。無料で貴社に合ったオフィスレイアウトのご提案をさせていただきます。
