オフィス移転のコンセプトとは？決め方やレイアウト例を紹介します

オフィス移転におけるコンセプトとは？

オフィス移転において、内装デザインや物件選定よりも先に着手すべきなのが「コンセプト」の策定です。コンセプトとは、新オフィスが「誰のために」「何を実現する場所なのか」を言語化した、プロジェクト全体の指針となるものです。

コンセプトが重要な理由

コンセプトが重要な最大の理由は、移転プロジェクトに関わる全ての判断基準となるからです。物件選び、レイアウト、家具選定、ITインフラの構築に至るまで、数え切れないほどの意思決定が求められます。明確なコンセプトがあれば、迷った際の判断にブレが生じず、一貫性のあるオフィス環境を構築できます。

働き方の多様化（ハイブリッドワークなど）への対応

近年、テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークが普及しました。これに伴い、オフィスは「ただ作業をする場所」から「集まる価値のある場所」へと役割を変えています。自社にとって最適な出社頻度やコミュニケーションのあり方を定義し、それをコンセプトに落とし込むことで、時代に即した働きやすい環境が実現します。

企業の理念やブランド価値の体現

オフィスは、企業のビジョンや文化を映し出す鏡です。エントランスのデザインや執務エリアの雰囲気を通じて、来訪者や従業員に企業の「らしさ」を直感的に伝えることができます。コンセプトに基づいた空間設計は、従業員への理念浸透や対外的な企業価値向上の両面に寄与します。

コミュニケーション活性化と生産性の向上

人材の確保や定着には賃上げだけでなく、社内コミュニケーションの円滑化や働きやすい職場環境づくりが重要です。
「部署を超えた連携を増やしたい」「集中して業務に取り組めるスペースが欲しい」といった課題をコンセプトに反映させることで、コミュニケーションの活性化や生産性向上が期待できる戦略的なオフィスとなります。特に、社内コミュニケーションが円滑な企業ほど、従業員の定着率が高い傾向にあります。

採用力強化と従業員エンゲージメントの向上

少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少により、企業の人手不足感は依然として高水準にあります。特に中小企業においては、人材の確保・定着が喫緊の経営課題です。
「ここで働きたい」と思える魅力的で快適なオフィス環境は、採用活動における強力な武器となります。また、従業員が誇りを持って働ける環境はエンゲージメントを高め、離職防止にもつながります。実際、働き方改革や職場環境の改善に取り組む企業は、人材確保に成功している事例が多く見られます。

コンセプトがない移転プロジェクトの失敗リスク

コンセプトを曖昧にしたまま移転を進めると、プロジェクトの進行中だけでなく、移転完了後にも様々な問題が発生するリスクがあります。

デザインやレイアウトの方向性が定まらない

「おしゃれにしたい」「機能的にしたい」といった抽象的な要望だけでは、具体的なデザインやレイアウトに落とし込むことができません。結果として、デザイン会社からの提案に対して良し悪しの判断ができず、修正を繰り返してスケジュールが遅延したり、コストが膨らんだりする可能性があります。

移転後に「使いにくい」「目的が達成できない」といった課題が発生

見た目の良さだけを追求し、実用性や自社の働き方との整合性を無視して作られたオフィスは、移転後に「会議室が足りない」「動線が悪く連携しづらい」といった不満を招きます。コンセプトに基づかないレイアウトは、生産性向上やコミュニケーション活性化といった経営課題の達成を妨げる要因となりかねません。

経営層と従業員の間で認識の齟齬が生まれる

経営層が思い描く「理想のオフィス」と、現場の従業員が求める「働きやすい環境」には、しばしばギャップが生じます。コンセプト策定のプロセスで両者の意見をすり合わせておかないと、完成したオフィスに対して従業員から「現場の実情を分かっていない」といった反発が生まれ、せっかくの投資が組織の分断を招く結果になりかねません。

オフィス移転のコンセプト設計5つのステップ

失敗のないオフィス移転を実現するために、以下の5つのステップでコンセプトを設計していきましょう。

ステップ1：現状の課題把握と分析

まずは、現在のオフィスや働き方が抱えている課題を洗い出します。

従業員アンケートやヒアリングの実施

全従業員を対象としたアンケートや、各部署の代表者へのヒアリングを実施します。「会議室の予約が取れない」「WEB会議をする場所がない」「空調や照明に不満がある」といった具体的な声を集めることで、現場のリアルなニーズを把握することができます。

現オフィスの問題点（レイアウト、動線、設備など）を洗い出す

ハード面（設備・什器）とソフト面（運用ルール・働き方）の両面から問題点をリストアップします。例えば、「収納スペースが不足し書類が溢れている」「部署間の物理的な距離が遠く連携が希薄」といった課題を可視化します。

ステップ2：移転目的の明確化

現状分析で得られた課題を踏まえ、なぜ移転をするのか、その目的を明確にします。

経営課題と連動させる（例：生産性向上、部門間連携の強化）

オフィス移転を単なる「引越し」ではなく、経営課題を解決する手段と捉えます。中小企業においては、コストカット戦略には限界があり、積極的な投資による付加価値向上や生産性向上が求められています。
「生産性を高めて付加価値の高い業務へシフトする」「部門間の壁を取り払いイノベーションを創出する」など、経営戦略に関連した目的を設定しましょう。

「何のために移転するのか」を言語化する

「人員増に対応するため」「ブランディング強化のため」「社員のモチベーション向上のため」など、移転によって達成したいゴールを具体的に言語化します。これがプロジェクトの原点となります。

ステップ3：未来のビジョンと理想の働き方を描く

課題解決の先にある、理想の会社の姿を描きます。

移転後に実現したい「理想の姿」を共有する

「社員が自律的に働く組織」「活発な議論が常に飛び交うオフィス」など、移転後にどのような組織になっていたいか、ビジョンを策定します。

どのような働き方を推奨するかを定義する

固定席で集中して働くのか、フリーアドレスで流動的に働くのか、あるいはリモートワークを前提としたオフィス運用にするのか。自社にとって最適な「働き方（ワークスタイル）」を定義します。

ステップ4：キーワードの抽出とグルーピング

これまでのステップで出てきた要素を整理します。

課題、目的、ビジョンからキーワードを洗い出す

「開放感」「コミュニケーション」「集中」「効率化」「リフレッシュ」「ブランド発信」など、重要と思われるキーワードを書き出します。

関連するキーワードをまとめ、優先順位をつける

似た意味のキーワードをグループ化し、今回の移転で特に重視すべき優先順位をつけます。全ての要望を叶えることは難しいため、コアとなる要素を絞り込む作業が重要です。

ステップ5：コンセプトワードの策定

最後に、プロジェクトの旗印となるコンセプトワードを決定します。

プロジェクト全体を貫く「スローガン」を決める

抽出したキーワードを紡ぎ合わせ、一言で表現できるコンセプト（スローガン）を作ります。例えば「Switch & Connect（集中と交流の切り替え）」「Park Office（公園のように人が集まる場所）」などです。

分かりやすく、共感を呼ぶ言葉を選ぶ

社内外に浸透しやすいよう、抽象的すぎず、かつ共感を呼ぶ言葉を選びましょう。このコンセプトワードが、後のレイアウト設計やデザインの判断基準となります。

【目的別】コンセプトを反映したオフィスレイアウトの考え方

策定したコンセプトを、オフィスレイアウトに反映する際の考え方を2つの方向性を例に挙げて解説します。

「コミュニケーション活性化」を目指すレイアウト

組織の一体感を高め、アイデア創出を促したい場合に有効なレイアウトです。

フリーアドレスやABW（Activity Based Working）の導入

固定席を廃止し、業務内容に合わせて働く場所を選べるフリーアドレスやABWを導入します。他部署の社員と隣り合わせになる機会が増え、偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなります。

偶発的な出会いを生む「マグネットスペース」の設置

複合機、ゴミ箱、ドリンクサーバーなどを一箇所に集約した「マグネットスペース（人が磁石のように引き寄せられる場所）」を動線の交点に設けます。業務の合間に自然と会話が発生する仕掛けです。

開放的なカフェスペースやリフレッシュエリア

執務エリアとは別に、ランチや休憩、カジュアルな打ち合わせができるカフェスペースを設置します。リラックスした状態で会話することで、柔軟なアイデアが生まれやすくなります。

「集中と連携の両立」を目指すレイアウト

個人の作業効率とチームワークのバランスを重視する場合のレイアウトです。

Web会議用ブースや集中ブースの確保

オンライン商談や集中作業を行うための個室ブース（フォンブース）を設置します。周囲の音を気にせず業務に没頭できる環境を用意することで、生産性を担保します。

部門ごとのエリア分けと共有スペースのバランス

部署ごとの固定席エリア（グループアドレス）を設けつつ、中央にミーティングスペースやラウンジを配置します。チーム内の連携を維持しながら、必要に応じて他部署とも交流できるレイアウトです。

遮音性やプライバシーに配慮した設計

集中エリアには吸音パネルを設置したり、視線を遮るパーティションを設けるなど、内装工事や家具選定において音と視線のコントロールを行います。

コンセプト実現のためのオフィス移転パートナー選びのポイント

理想のコンセプトを形にするためには、パートナーとなる業者の選定が重要です。

デザイン・内装工事の実績が豊富か

自社の業種や規模感に近い移転プロジェクトの実績があるかを確認します。単に見栄えが良いだけでなく、機能性や働きやすさを考慮したデザイン提案ができるかがポイントです。

コンセプトに基づいたオフィス家具の提案力があるか

コンセプトに合った家具を選定できる提案力も重要です。国内メーカーから海外ブランドまで幅広く取り扱っているか、必要な場合には造作家具の提案も可能か、そして、既存家具の転用や廃棄も含めた提案ができるかを確認しましょう。

物件探しから移転までワンストップでサポート可能か

コンセプト設計、物件探し、デザイン・設計、内装工事、家具手配、引越し作業、原状回復工事まで、窓口を一本化できる「ワンストップサービス」を提供している会社を選ぶとスムーズです。

複数の業者とやり取りする手間が省けるだけでなく、コンセプトの意図が各工程に正確に伝わりやすくなり、ブレのないオフィス構築が可能になります。

まとめ

オフィス移転は、企業の未来を形作る投資です。
成功の秘訣は、経営課題や理想の働き方に基づいた「コンセプト」を明確にし、それをレイアウトやデザインに一貫して反映させることにあります。

現在、中小企業を取り巻く環境は、人手不足や物価高、デジタル化の波など、激しく変化しています。
こうした変化に対応し、持続的な成長を実現するためには、従来のやり方にとらわれない戦略的なオフィス環境づくりが有効です。

自社の課題を解決し、社員が生き生きと働けるオフィスを実現するために、まずはコンセプトの設計から始めてみてはいかがでしょうか。
そして、その想いを共有し、物件探しからデザイン、内装工事までトータルで伴走してくれる信頼できるパートナーを見つけることが、プロジェクト成功への近道となります。