オフィス移転を成功させる鍵の一つが、信頼できるコンサルティングの活用です。
本記事では、コンサル導入のメリットとデメリットをわかりやすく解説し、移転をスムーズに進めるためのポイントや注意点をご紹介します。
目次
オフィス移転コンサルとは？その役割とサービス内容
オフィス移転コンサルティングの定義
オフィス移転コンサルティングとは、企業がオフィスを移転する際に、その計画立案から実行、そして移転後のフォローアップまでを一貫してサポートする専門サービスです。
単に物件探しを手伝うだけでなく、移転の目的設定、予算管理、スケジュール調整、デザイン提案、ITインフラ整備、引越し手配、各種法務・申請手続きなど、多岐にわたる専門知識とノウハウを提供します。
提供される主なサービス内容
オフィス移転コンサルが提供するサービスは、企業の規模や移転の目的に応じて多岐にわたりますが、一般的には以下の内容が含まれます。
移転計画の策定（目的設定、スケジュール、予算）
移転の「なぜ」を明確にし、新しいオフィスで実現したい目標（例：生産性向上、採用強化、ブランディング強化など）を設定します。
それに基づき、詳細なスケジュールや現実的な予算を策定します。
物件選定サポート
企業のニーズに合った物件を専門家の視点から選定し、物件の内見、交渉、契約までをサポートします。中小企業にとって最適な立地や広さ、賃料などを考慮します。
オフィスデザイン・レイアウト設計
企業文化や働き方に合わせた最適なオフィスデザインを提案し、レイアウト設計を行います。
内装工事・施工管理
デザイン・レイアウトに基づき、内装工事の業者選定から施工管理までを担います。品質管理や工程管理を徹底し、スムーズな工事進行をサポートします。
内引越し業者選定・手配
複数の引越し業者から見積もりを取り、最適な業者を選定・手配します。
ITインフラ整備（ネットワーク、電話など）
新オフィスでのネットワーク環境構築、電話回線手配、セキュリティ対策など、ITインフラの整備を支援します。移転後の業務を滞りなく進めるために不可欠な要素です。
備品購入・廃棄
新しいオフィスに必要な備品（デスク、椅子、什器など）の選定・購入や、不要になった備品の廃棄手配を行います。
各種法務・申請手続きサポート
移転に伴う法務・申請手続き（例えば、法人登記の変更、各種許認可の変更など）をサポートします。複雑な手続きを代行、または適切なアドバイスを提供します。
移転後のフォローアップ
移転後も、オフィスの運用に関する相談や、改善提案など、長期的な視点でのフォローアップを行うコンサルティング会社もあります。
オフィス移転コンサル導入のメリット
オフィス移転コンサルを導入することで、企業は多くのメリットを享受できます。
時間とコストの最適化
オフィス移転コンサルは、膨大なタスクと複雑なプロセスを効率的に管理します。
これにより、担当者の皆様は通常業務に集中でき、本来かけるべき時間とリソースを節約できます。
また、業者選定や価格交渉においても専門知識を活かすことで、無駄なコストを削減し、適正な価格でのサービス提供を可能にします。
専門知識とノウハウの活用
オフィス移転は、法規制、建築基準、ITインフラ、デザインなど、多岐にわたる専門知識が求められます。
コンサルタントは、これらの分野に精通しており、業界の最新動向や実績に基づいた提案を行います。
これにより、自社だけでは気づかない問題点や、より良い解決策を見つけることができます。
リスクの軽減とトラブル回避
移転プロセスにおいては、予期せぬトラブルやリスクが発生する可能性があります。
コンサルタントは、豊富な経験から潜在的なリスクを事前に洗い出し、適切な対策を講じます。
これにより、工期の遅延や予算超過、引越し時のトラブルなどを未然に防ぎ、スムーズな移転を実現します。
従業員の満足度向上と生産性向上
コンサルタントは、従業員の働きやすさや生産性向上を考慮したオフィスデザインを提案します。
部門間のコミュニケーションが円滑になるようなレイアウトや、集中しやすい環境の整備など、従業員が快適に働ける空間を実現することで、移転後の満足度向上と業務効率化に繋がります。
オフィス移転コンサル導入のデメリットと注意点
メリットが多いオフィス移転コンサルですが、導入にあたってはデメリットや注意すべき点も存在します。
コンサルティング費用
オフィス移転コンサルを導入するには、当然ながらコンサルティング費用が発生します。この費用は、移転の規模や依頼するサービス内容によって大きく変動します。費用対効果をしっかりと見極め、自社の予算と照らし合わせて検討することが重要です。
情報共有とコミュニケーション
コンサルタントに全てを任せきりにしてしまうと、企業の意図が正確に伝わらず、期待通りの結果が得られない可能性があります。定期的な打ち合わせや密な情報共有を通じて、コンサルタントとの認識のズレをなくし、積極的にプロジェクトに関与することが成功の鍵となります。
失敗しないコンサル選定のポイント
オフィス移転コンサルを導入するなら、失敗は避けたいもの。
最適なパートナーを見つけるために、以下のポイントを押さえましょう。
豊富な実績と専門性
自社の業種や規模の移転実績が豊富にあるコンサルティング会社を選びましょう。
過去の事例や成功体験は、その会社の信頼性を測る重要な指標となります。
提案力と柔軟性
一方的な提案だけでなく、自社の課題や要望を深く理解し、それに基づいた柔軟な提案をしてくれるかが重要です。
「なぜその提案なのか」を論理的に説明し、こちらの疑問にも丁寧に答えてくれる会社を選びましょう。
コミュニケーション能力と担当者の相性
プロジェクトを円滑に進める上で、コンサルタントとのコミュニケーションは不可欠です。
担当者の説明が分かりやすいか、こちらの意見をしっかり聞いてくれるか、信頼関係を築けるかなど、人間的な相性も重要な要素です。
費用対効果と見積もり内容の明確さ
提示された見積もりの内容が明確で、何にどれくらいの費用がかかるのかが納得できるかを確認しましょう。
単に安いだけでなく、提供されるサービスの内容や品質とのバランスを見て、費用対効果が高いと感じられる会社を選ぶことが大切です。
まとめ
本記事でご紹介したメリット・デメリット、そしてコンサル選定のポイントを参考に、ぜひ貴社にとって最適なオフィス移転を実現してください。
私たちアーバンプランでは、お客様のニーズに合わせたオフィス移転・オフィスデザイン・レイアウト設計・内装工事をトータルでサポートしています。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
