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効率的に会議を進める2つの基本

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効率的に会議を進める2つの基本

こんにちは。
もう8月があっという間に過ぎさり9月になりましたね。
皆さんはどんな夏を過ごされましたか?
この夏はフルーツと盆踊りにはまった東京本社のミキティです。

さてさて、年に2回ほどやってくるこのブログ当番。
今回は「会議の効率化について」お話ができればと思っています。

・無駄な会議が多い
・会議の数が多い。
・会議が長引く。
・会議で発言する人が決まってしまう。
・結論がでないまま会議が終わる。
・会議で論点がずれてしまう。
・会議室が整備されてないので、準備に時間がかかる

などなど、会議の悩みというのは各社さんが抱えるところではないでしょうか。
無論、弊社も上に挙げたどれもが当てはまるような会議なのではないかと思っています。

一番、下に挙げた会議室の物理的な問題に関しては、是非アーバンプランにご相談いただければ、すぐに解決できるかと思いますが、会議の質そのものについては当事者で改善していくしかありません。

meeting 01
さて、どのように会議の効率化を促していくかですが、難しいことを考える必要はありません。これから紹介するこの2つを丁寧に1つずつやっていけば会議は変わります。

前もってアジェンダをつくり、その日の会議のゴール(目的)を決める


たいそうなものを作る必要はないと思います。
アーバンプランでは箇条書きにしたものを会社の公式チャットとして使っているChatworkを通じてみんなに配信しています。

報告/承認の会議と検討/結論を導き出す会議はまったくの別物です。
どんな会議を開くのかを考えることで所要時間の把握や、会議そのものもの方向性が変わってきます。

会議のゴールはどこなのか、どこまで今回の会議で決める必要があるのかマイルストーンを置き、目的に沿って必要な参加者だけを参加させるようにしましょう。


アジェンダに推定所要時間を書き込む。
会議では実際にかかった実績時間を書き込み時間を可視化させる


会議のその項目にかかるだろう時間をあらかじめ書き、予定終了時刻を明らかにします。
会議内ではタイムキーパーを置き、実際にかかった実績時間と推定所要時間を見比べて、どれくらい差ができたかを確認する。
時間を可視化させ認知することで今後の会議を組み立てる目安になります。


多分、みなさんが知っている内容ばかりですよね。
ただ、ちゃんとこれを守ってやっているかというと、なかなか出来ていないのではないでしょうか。
弊社ではアジェンダに所要時間と実績時間を書き込むということをしてなかったし、その日の会議のゴールについても共有ができておりませんでした。
勉強も予習と復習が大事なんていわれますが、会議もそうなんですね。
少しの下準備時と工夫で無駄な時間が減るかもしれないのであれば、是非試してみる価値はあると思います。

是非、やってみてください。

さーて、来週のブログ担当は、横浜営業所で私の大先輩のじま姉様です。

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